Hvert år har medarbejderne i økonomiafdelingen i den almene bygge- og boligadministration Domea.dk cirka 1.300 forbrugsregnskaber gennem hænderne. Bogstaveligt talt. For processen med at forberede forbrugsregnskaber for kunderne, de almene boligorganisationer, er foregået manuelt. Indtil nu, lyder det i en pressemeddelelse.
For et år siden bød økonomimedarbejderne velkommen til en ny kollega – robotten Wilma, som de har navngivet den. Siden har Wilma været under oplæring. Hun er med andre ord blevet kodet til at kunne tage sig af forbrugsregnskabsprocessen, så hun i dag kan klare det hele selv – på nær at omdele forbrugsregnskaberne, som koncernøkonomichef i Domea.dk, Jette Pilgaard Laursen, formulerer det.
– Robotten er ikke afhængig af, om man har tid eller ej. Så når den har alle oplysninger til et forbrugsregnskab, går den bare i gang. Det vil sige, at det kommer ind i en rytme, hvor den løbende løser opgaven, og det vil derfor gå langt hurtigere, fortæller Jette Pilgaard Laursen i meddelelsen.
– Det vil gøre forbrugsregnskaberne mere ensartet, det minimerer risikoen for fejl, og vi bliver mindre sårbare og afhængige af viden fra for eksempel en enkelt medarbejder. Det vil alt sammen betyde, at kvaliteten på det produkt, vi leverer til kunderne, stiger.
Regnskabsrobot giver 80 procent færre ressourcer til forbrugsregnskaber
RPA-teknologien fungerer godt – sammen med mennesker. For Domeas regnskabsrobot gør ikke noget uopfordret. Wilma har sin helt egen køreplan og gør bare, hvad hun får besked på. Eller med andre ord: hvad hun er kodet til gøre.
Der er lagt en række sikkerhedsforanstaltninger ind i teknologien, og ser robotten noget, den ikke kan genkende, spytter den det ud til manuel behandling.
Men alt andet lige har Wilmas indtog betydet, at det manuelle arbejde omkring forbrugsregnskaber er skrumpet markant ind.
Jette Pilgaard Laursen forventer at spare 80 procent af ressourcerne brugt på forbrugsregnskaber på grund af RPA-teknologien. Det er også en særligt stor fordel, efter at en lovændring har betydet, at størstedelen af forbrugsregnskaberne nu har skæring den den 31. december i stedet for spredt ud over året – det vil sige, at der ligger en kæmpe pukkel af arbejde lige efter nytår.
– Havde vi ikke implementeret robotten, var vi også udfordret af at skulle korrigere for sæsonudsving og skifte medarbejdere ud og ind. Det er hverken hensigtsmæssigt for medarbejderen eller for Domea.dk. Det tager tid at oplære nye medarbejdere, og der går en masse viden tabt, når de stopper igen, siger Jette Pilgaard Laursen.
De sidste 20 procent af ressourcerne, der stadig bruges manuelt på opgaven, går til forbrugsregnskaber, der på den ene eller anden måde stikker ud fra mængden og har brug for, at en medarbejder kigger på dem. Domeas regnskabsrobot i sig selv er 100 procent fuldautomatisk.
Mere værdi til kunderne
Erfaringerne med RPA-teknologien gør, at forbrugsregnskabsprocessen ikke er den sidste, der bliver sat strøm til i Domea.dk. Det fortæller administrerende direktør Thomas Holluf Nielsen.
– Vi har i høj grad fokus på at udvikle vores arbejdsgange og forretning – både på digitalt og strategisk niveau. Det giver mening at automatisere de processer, vi kan, så vores dygtige medarbejdere kan bruge deres tid og ressourcer på opgaver som for eksempel rådgivning, der kræver den menneskelige kontakt og flere kompetencer, end robotterne kan mønstre. Det giver kunderne endnu mere værdi for pengene, siger Thomas Holluf Nielsen.
